Réduisez vos coûts IT grâce à l’IA : Le guide pour les entreprises

Introduction

L’intelligence artificielle (IA) a révolutionné de nombreux secteurs, et le développement de projets n’échappe pas à cette transformation. En intégrant l’IA dans votre flux de travail, vous pouvez non seulement améliorer la productivité et la précision, mais aussi accélérer la livraison de vos projets. Cependant, l’adoption de l’IA soulève également des défis et des préoccupations qu’il est crucial de comprendre et de gérer.

Dans cet article, nous explorerons comment l’IA transforme la gestion de projet, en mettant en lumière les différents types d’IA et leurs applications pratiques. Nous vous fournirons également des conseils pour une mise en œuvre réussie de l’IA dans vos projets.

Comprendre l’IA dans la gestion de projet

Les différents types d’IA

L’IA dans la gestion de projet se décline en plusieurs types, chacun ayant ses propres applications et avantages :

• IA générative : Utilisée pour créer du contenu, des idées et des stratégies. Elle s’appuie sur des modèles d’apprentissage automatique pour générer des résultats basés sur des prompts.
• IA analytique : Utilisée pour analyser et interpréter des données. Elle fournit des renseignements exploitables pour mieux comprendre la dynamique et les tendances de vos projets.
• IA prédictive : Utilisée pour anticiper les résultats futurs. Elle aide à identifier les risques potentiels et à planifier les ressources de manière proactive.
• IA prescriptive : Utilisée pour formuler des recommandations exploitables. Elle aide à prendre des décisions éclairées en suggérant des actions spécifiques.

Applications pratiques de l’IA dans la gestion de projet

Automatisation des tâches

L’un des avantages les plus visibles de l’IA est l’automatisation des tâches répétitives. Les chefs de projet peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Mises à jour de projet : Automatisation des mises à jour du calendrier, des alertes et des notifications aux différentes équipes.
• Génération de rapports : Création instantanée de rapports sur les projets pour réduire le fardeau administratif.

Gestion des risques

L’IA peut analyser les données du projet et les comparer aux données historiques pour signaler les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.

• Identification des risques : Détection des risques potentiels et suggestion de stratégies d’atténuation.
• Prévision des risques : Évaluation de la probabilité qu’un risque se concrétise et planification proactive.

Attribution des ressources

Grâce à l’analyse prédictive, l’IA peut aider à distribuer les ressources plus efficacement et à éviter les sur- ou sous-allocations.

• Planification des ressources : Suggestions de plans d’allocation des ressources basés sur les besoins du projet et la disponibilité des ressources.
• Optimisation des ressources : Identification des lacunes potentielles en termes de compétences et suggestions de ressources supplémentaires nécessaires.

Traitement des documents

L’IA peut automatiser la catégorisation, l’indexation et la recherche des documents du projet, fournissant des recommandations contextuelles aux parties prenantes du projet en cas de besoin.

• Extraction d’informations : Extraction automatique des informations clés des documents liés au projet, tels que la charte du projet, les plans, les rapports de situation et les procès-verbaux de réunion.
• Gestion des documents : Organisation et gestion des documents de projet de manière efficace.

Assistants virtuels

Les outils d’IA peuvent analyser des ensembles de données massives et générer du contenu basé sur vos besoins.

• Réponses instantanées : Obtention de réponses instantanées à vos requêtes, mises à jour, alertes, etc.
• Personnalisation : Création d’un persona qui agit et répond aux questions de manière cohérente avec votre ton.

Création et résumé de tâches

En tant que chef de projet, la création de tâches peut être l’un des aspects les plus fastidieux de la gestion de projet. L’IA peut automatiser ces tâches et gagner un temps précieux.

• Génération de tâches : Génération automatique de tâches basées sur vos descriptions, création et résumé de rapports, etc.
• Personnalisation des tâches : Utilisation d’invites pour générer, résumer ou reformater les données et les descriptions des tâches.

Création de visuels

Grâce à NLP et aux algorithmes d’apprentissage automatique qui analysent les données collectées, les outils d’IA vous permettent de créer des visuels, des graphiques et des présentations.

• Génération de visuels : Utilisation de l’IA pour générer et mettre à jour automatiquement des tableaux, des graphiques et d’autres visualisations.
• Personnalisation des visuels : Création de résumés automatisés des données et des résultats du projet pour des présentations informatives et visuellement attrayantes.

Planification de projet

L’IA peut suggérer des calendriers de projet optimaux en fonction des données historiques et des contraintes du projet, aidant ainsi à créer des calendriers réalistes, éviter les conflits d’horaires et réaliser les projets dans les délais impartis.

• Optimisation des calendriers : Ajustement du calendrier du projet en fonction des mises à jour en temps réel des différents membres de l’équipe.
• Gestion des conflits : Identification et résolution des conflits d’horaires pour une planification plus fluide.

Collaboration et communication

Les outils de collaboration alimentés par l’IA fournissent des mises à jour et des alertes en temps réel pour informer les membres de votre équipe des changements de statut du projet.

• Amélioration de la communication : Fourniture de mises à jour en temps réel et d’alertes pour informer les membres de l’équipe des changements de statut du projet.
• Gestion des conflits : Résolution des conflits au sein des équipes ou des chevauchements de calendriers et de dates butoirs.

Meilleurs outils d’IA pour la gestion de projet

ChatGPT

ChatGPT est un agent conversationnel basé sur un modèle de langage avancé. Il est capable de générer du texte en langage naturel à partir d’instructions appelées « prompts ». Cela lui permet de vous assister dans diverses tâches de gestion de projet, telles que :

• Génération de rapports
• Documentation d’un projet
• Automatisation de la communication
• Remue-méninges et résolution de problèmes

De plus, ChatGPT s’intègre à de multiples outils de gestion des projets et portefeuilles, y compris le logiciel Triskell.

Copilot

Développé par Microsoft, Copilot dispose de fonctionnalités similaires à celles de ChatGPT, spécifiquement dans l’écosystème de Microsoft. Il vous assiste dans :

• Ébauche de document
• Analyse de données
• Suivi de la progression des projets dans Microsoft Project, Excel, Teams…

Automatisez les tâches routinières, analysez de grands ensembles de données et bénéficiez de renseignements exploitables. Tout ce dont vous avez besoin pour améliorer la planification et l’exécution de vos projets.

Gemini

L’assistant IA de Google, Gemini, se distingue de ChatGPT et Copilot par son intégration sans accroc à Google Workspace. Sa capacité à recouper des informations avec le moteur de recherche de Google lui permet de fournir des résultats plus précis. C’est un excellent choix pour les professionnels déjà habitués à l’écosystème de Google.

Notebook LM

Autre outil d’IA proposé par Google, Notebook LM permet de gérer et de synthétiser d’importants volumes d’informations. Contrairement à Gemini, il est conçu pour :

• Organisation de notes éparses
• Mise en relation de contenus apparentés
• Extraction de renseignements exploitables à partir d’une vaste documentation

Notebook LM se révèle particulièrement utile aux projets qui impliquent beaucoup de lecture et de recherche.

Claude

Pour terminer, nous ne saurions faire l’impasse sur Claude, un assistant IA de dernière génération développé par Anthropic. C’est l’outil idéal pour :

• Remue-méninges
• Création de contenu
• Analyse de document
• Traitement de documents complexes (code source, rapports financiers…)

Exemples de prompts ChatGPT pour la gestion des projets et portefeuilles

Planification et programmation de projet

• Calendrier de projet : « Suggère un calendrier de projet pour un [type de projet] en tenant compte de tâches telles que [liste de tâches]. Considère que l’équipe compte [taille de l’équipe] membres et respecte les contraintes suivantes : [liste de contraintes]. Inclus les jalons clés et les dépendances. »
• Optimisation du calendrier des tâches : « Analyse la liste de tâches d’un projet suivante : [liste de tâches]. Identifie les goulots d’étranglement potentiels et propose des ajustements afin d’optimiser le calendrier sans modifier les dates butoirs. »
• Séquençage des tâches : « Classe les tâches suivantes : [liste de tâches] dans un ordre logique en tenant compte des dépendances, des durées estimées ([durées estimées]) et des dates butoirs ([dates butoirs]). »
• Simulations basées sur des scénarios : « Élabore un calendrier de projet alternatif pour [scénario de projet] dans lequel [contrainte ou défi] survient, par exemple [retard de disponibilité des ressources]. »
• Identification du chemin critique : « Voici le calendrier d’un projet : [liste de tâches avec durées et dépendances]. Identifie le chemin critique et les tâches qui peuvent être retardées sans affecter le calendrier du projet. »
• Planification des jalons d’un projet : « Suggère des jalons cruciaux pour un [type de projet] qui inclut des phases telles que [liste de phases]. Propose un calendrier typique pour chaque jalon. »

Gestion des ressources

• Planification de l’allocation des ressources : « Suggère un plan d’allocation des ressources pour [description du projet] en tenant compte des rôles de l’équipe : [liste de rôles], de la disponibilité : [heures par semaine ou contraintes] et des compétences : [liste de compétences requises]. »
• Identification des lacunes en termes de ressources : « À partir de l’exigence de projet suivante : [description du projet], identifie les lacunes potentielles en termes de compétences dans l’équipe actuelle : [composition de l’équipe]. Recommande le type de ressources supplémentaires nécessaires. »
• Gestion transversale des ressources : « Pour un [type de projet] transversal qui implique [départements ou équipes], suggère des stratégies de partage des ressources et de résolution des conflits relatifs à la disponibilité des ressources partagées. »
• Plan de développement des compétences : « À partir des exigences de projet suivantes : [liste d’exigences], recommande des plans de formation ou de développement pour [composition de l’équipe] afin d’améliorer la préparation aux tâches à venir. »

Gestion budgétaire et financière

• Estimation budgétaire : « Crée une estimation de budget préliminaire pour [type de projet]. Inclus les catégories de coûts typiques telles que [liste des catégories, p. ex. main-d’œuvre, matériel, logiciels]. Tiens compte des paramètres suivants : [informations détaillées sur le projet]. »
• Analyse de la répartition des coûts : « Propose une répartition détaillée des coûts pour le projet suivant : [description du projet]. Inclus les coûts fixes, variables et imprévus en tenant compte du budget suivant : [informations détaillées sur le budget]. »
• Comparaison du budget avec les chiffres réels : « Analyse les données financières suivantes : [liste comparative des coûts réels aux coûts budgétés] pour ce projet [type de projet]. Identifie tout écart considérable éventuel et propose des mesures correctives. »
• Analyse du retour sur investissement (ROI) : « Calcule le retour sur investissement de [type de projet] en tenant compte des données suivantes : [investissement initial], [économies ou bénéfices attendus]. Propose une répartition étape par étape. »
• Évaluation des risques budgétaires : « Pour ce projet [type de projet], examine le plan budgétaire suivant : [informations sur le budget]. Identifie les risques financiers et recommande des mesures d’urgence. »
• Impact financier des changements de périmètre : « Pour ce projet [type de projet], évalue l’impact financier des changements de périmètre suivants : [liste de changements]. Suggère des stratégies pour limiter les dépassements budgétaires. »

Gestion des risques

• Identification des risques : « Identifie les risques de [type de projet]. Tiens compte de facteurs tels que [périmètre, calendrier, ressources, parties prenantes]. Propose une liste de risques classés par catégorie. »
• Hiérarchisation des risques : « Pour ce [type de projet], évalue les risques suivants : [liste de risques avec leur description]. Classe-les selon leur impact et leur probabilité à l’aide d’une matrice des risques. »
• Communication des risques : « Rédige une ébauche de plan de communication pour informer les parties prenantes des risques suivants : [liste de risques]. Inclus les messages clés et les canaux à privilégier. »
• Stratégies d’atténuation : « Pour ce [type de projet], propose des stratégies d’atténuation des trois principaux risques suivants : [liste de risques]. Inclus les étapes détaillées et les mesures d’urgence. »
• Signaux d’avertissement précoce : « Pour ce [type de projet], élabore un ensemble de signaux d’avertissement précoce pour les risques suivants : [liste de risques]. Inclus les indicateurs et les seuils pour un suivi proactif. »
• Planification de scénario pour les risques : « Pour ce [type de projet], élabore un plan de scénario pour le risque à fort impact suivant : [description du risque]. Inclus un plan de réponse et une stratégie de rétablissement. »

Gestion de portefeuilles

• Hiérarchisation de portefeuille : « À partir des projets suivants : [liste de projets avec leur description et leurs objectifs], suggère une stratégie de hiérarchisation en tenant compte de facteurs tels que le retour sur investissement, l’alignement stratégique et la disponibilité des ressources. »
• Évaluation de la santé des projets : « Analyse la santé du portefeuille de projets suivant : [liste de projets avec leur statut]. Identifie les risques, les goulots d’étranglement et les projets aux performances insatisfaisantes. »
• Équilibrage des ressources entre différents projets : « Compte tenu des contraintes de ressources suivantes : [informations détaillées sur les ressources], propose un plan de réallocation pour le portefeuille actuel afin d’optimiser l’utilisation des ressources dans [liste de projets]. »
• Alignement du portefeuille sur la stratégie : « Examine le portefeuille suivant : [liste de projets]. Évalue son alignement sur les objectifs stratégiques de l’entreprise : [description des objectifs stratégiques]. Formule des recommandations pour améliorer cet alignement. »
• Optimisation de portefeuille sous contraintes budgétaires : « Examine le portefeuille suivant : [liste de projets]. Optimise ce portefeuille en tenant compte des contraintes budgétaires et des priorités stratégiques de l’entreprise. »

Bonnes pratiques d’utilisation de l’IA en gestion de projet

Aligner la mise en œuvre de l’IA sur les objectifs organisationnels

L’intelligence artificielle est à la mode. Pour autant, il ne faut pas l’utiliser de manière arbitraire. Son adoption doit résulter d’une décision stratégique alignée sur les objectifs globaux de votre société.

Commencez par identifier les domaines dans lesquels l’IA peut apporter le plus de valeur :

• Optimisation de la planification de projet
• Accélération de l’allocation des ressources
• Amélioration de la gestion des risques

Lorsque vous aurez défini vos objectifs, vous serez en mesure de choisir les outils d’IA adéquats.

Investir dans la formation

Pour libérer tout le potentiel de l’intelligence artificielle, vos équipes ont besoin de comprendre comment l’utiliser efficacement. L’IA peut automatiser des tâches, générer du contenu et formuler des recommandations. Cependant, la supervision humaine demeure essentielle pour interpréter ses renseignements exploitables.

Formez vos équipes pour les aider à :

• Maîtriser les outils d’IA
• Intégrer sans accroc les workflows de leurs projets
• Interpréter correctement les prédictions et recommandations guidées par l’IA

Mettre l’accent sur la qualité des données

L’intérêt de l’intelligence artificielle dépend de la qualité des données qu’elle traite. Pour générer de précieuses informations, vous devez lui fournir des données exactes et pertinentes selon le contexte. Voici comment procéder :

• Instaurez des lignes directrices claires sur la cohérence et la qualité des données
• Utilisez des logiciels qui mettent à jour les données de vos projets et portefeuilles en temps réel pour refléter les derniers changements
• Tirez parti des technologies d’identification et de rectification des doublons, erreurs et incohérences
• Encouragez les équipes projet à traiter leurs données avec le plus grand soin pour obtenir des résultats fiables

Utiliser l’IA de manière responsable

Si l’intelligence artificielle présente un potentiel immense en gestion de projet, une dépendance excessive comporte des risques. Utilisez-la judicieusement en ayant conscience de ses limites :

• Vérifiez les résultats générés par l’IA
• Remettez en question les résultats générés, surtout s’ils semblent contradictoires ou incohérents au vu des pratiques établies

Intégrer l’IA à vos processus actuels de gestion de projet

Pour un impact maximal, les outils d’intelligence artificielle devraient s’intégrer sans accroc à vos applications et workflows actuels. Par exemple :

• Veillez à ce que votre logiciel de gestion de portefeuilles de projets s’intègre aux outils d’IA
• Des solutions comme le logiciel Triskell sont capables de se connecter à OpenAI. Vous pouvez ainsi gérer directement les documents et données de vos projets par le biais d’interfaces comme ChatGPT
• Il en va de même pour les plateformes comme Teams ou Slack. Assurez-vous de leur compatibilité avec l’IA afin d’automatiser des tâches comme la prise de notes de réunion

Commencer petit et avancer progressivement

Pour intégrer l’intelligence artificielle à votre gestion de projet, privilégiez une approche progressive. Commencez par utiliser l’IA pour des tâches simples. Par exemple :

• L’envoi de mises à jour sur le statut des projets
• La création de rapports
• La génération de notes de réunion
• La prédiction des calendriers des projets

Lorsque vos équipes seront à l’aise avec l’IA, vous pourrez l’utiliser pour des tâches plus complexes, telles que :

• L’allocation des ressources
• L’identification et l’atténuation des risques
• La gestion budgétaire

Suivre et évaluer les performances de l’IA

Suivez et évaluez en continu la valeur générée par l’intelligence artificielle. Et ce, quelle que soit la manière dont vous l’employez. Mesurez ses performances selon des critères tels que :

• L’exactitude de ses prédictions
• Le temps gagné grâce à l’automatisation de processus
• La satisfaction des utilisateurs et le taux d’adoption

L’IA est partie pour rester. Par conséquent, vous devez vous tenir au courant des dernières nouvelles et des nouveaux outils. Vous aurez ainsi les moyens d’optimiser vos processus existants et de conserver une longueur d’avance.

Conclusion

L’intelligence artificielle (IA) est en train de transformer la gestion de projet de manière significative. En adoptant une approche structurée de la mise en œuvre de l’IA – en évaluant l’état de préparation, en fixant des objectifs clairs, en commençant par des projets pilotes et en mesurant continuellement l’impact – les entreprises peuvent obtenir des avantages substantiels. Des outils tels que Planview Copilot jouent un rôle essentiel dans ce parcours, en offrant une productivité accrue, des perspectives stratégiques et un soutien agile pour conduire la transformation de l’entreprise.

Si vous êtes prêt à découvrir comment l’IA peut révolutionner votre processus de livraison de projets, n’hésitez pas à contacter notre agence de développement web et mobile à Nice.