Digitalisation des entreprises : le guide pour tout savoir

par | 4 Juin 2024 | Transformation digitale | 0 commentaires

Élément clé des organisations déterminées à se développer et à prospérer, la digitalisation n’en demeure pas moins délicate à appréhender, à concevoir et à mettre en œuvre. A travers ce guide, nous allons vous introduire aux différentes facettes d’une transformation numérique, projet à la fois enrichissant et complexe qui requiert de mobiliser diverses ressources et d’effectuer un travail chronophage.

Sommaire

Comment définir la digitalisation des entreprises ?

Distinguer digitalisation globale d’une entreprise de la simple dématérialisation

Avant de nous concentrer sur la digitalisation des entreprises, il nous appartient d’expliquer ce qu’est la digitalisation de manière générale. C’est en l’occurrence le terme utilisé pour désigner un procédé visant à transformer des objets, des outils ou encore des métiers via des solutions technologiques digitales. Quand on évoque plus spécifiquement la digitalisation des entreprises, on fait allusion à l’ensemble des actions permettant d’en améliorer leur fonctionnement quotidien grâce aux outils digitaux. Cela impacte souvent nombre ou la totalité des entreprises dans leurs stratégies, processus et opérations. Il est toutefois important de bien différencier la digitalisation d’une entreprise, un phénomène global, de la dématérialisation, qui fait quant à elle écho aux seules pratiques de conversion de documents physiques en une forme électronique pouvant être stockée, traitée et gérée électroniquement.

Un cheminement et un processus sur mesure

Il s’agit d’un cheminement dans la mesure où la digitalisation d’une organisation nécessite du temps. On emploie aussi fréquemment l’expression de transformation numérique des entreprises pour résumer cette approche qui, si elle n’est pas facile à adopter et ne se fait souvent pas sans heurt, est susceptible d’octroyer des bénéfices sans précédent aux organisations décidant d’y recourir. La digitalisation constitue même l’un des éléments fondamentaux des stratégies globales de transformation d’entreprise. Non transposable d’une organisation à une autre, elle incarne un processus sur mesure devant s’articuler autour des pratiques et objectifs existants.

L’état des lieux de la digitalisation des entreprise

Que recouvre le terme de digitalisation ?

Il n’est guère évident de dresser un état des lieux de la digitalisation des entreprises, et ce principalement pour deux raisons. Premièrement, la situation évolue rapidement en matière de digitalisation et une grande proportion d’études instructives datent d’il y a déjà quelques années et méritent à cet égard d’être considérées avec un certain recul. Deuxièmement, si de nombreuses données témoignent du recours à certains outils en particulier, il est plus délicat de déterminer la nature et le nombre des indicateurs suffisants permettant de dire catégoriquement qu’une entreprise a oui ou non amorcé un processus de digitalisation.

Une adoption croissante…mais pas pour tout le monde

Pour autant, divers chiffres apportent un éclairage sur la “maturité numérique” du tissu économique français. D’après le baromètre France Num 2023, ⅔ des quelque 9 500 société sondées possèdent un site web et/ou un compte sur un réseau social. Entre 2022 et 2023, les auteurs de la même enquête rapportent une évolution positive de l’adoption des logiciels de gestion, de paiement et de facturation par les PME, avec notamment respectivement plus de 5 et 15 points de pourcentage en plus entre 2022 et 2023 d’usage de solutions de paiement en ligne et de facturation par les entreprises présentes dans l’Hexagone. Un son de cloche plus inquiétant nous est en revanche livré par Soho Corporation et Censuswide. D’après leur étude parue en 2023, seulement 8% des entreprises présentes en France ont débuté leur transformation digitale. Par ailleurs, selon France Num, près de 6 entreprises sur 10 n’estiment même pas pertinent pour leur métier de vendre en ligne.

Quels regards ont les entreprises sur la transformation numérique ?

Cela fait déjà un certain nombre d’années que la plupart des organisations considèrent avec sérieux les questions autour de la digitalisation. En 2017 déjà, près de 8 entreprises sur 10 affirmaient que la transformation numérique demeurait un sujet stratégique (source : Umanis).
Quand on se penche sur les acteurs ayant embrassé cette approche, nous constatons que la majorité d’entre elles a pu observer des incidences positives. Le baromètre France Num 2023 rapporte que ¾ des entreprises interrogées indiquent que la digitalisation a été réellement bénéfique en termes d’apport de clientèle. Il y a forcément une perception différente entre les sociétés résolument digitalisées (ou en voie de digitalisation) et celles qui envisagent d’engager le processus.
Une autre étude tend à le montrer : c’est le baromètre 2023 de la sérénité numérique de Konica Minolta, firme nippone proposant des solutions d’impression et d’informatique. On y apprend à sa lecture que 79 % des dirigeants et des responsables de services informatiques/IT affirment être inquiets face à l’inéluctable transformation numérique.

Les enjeux de la transformation digitale des entreprises

Des défis organisationnels et humains

La mise en œuvre d’une politique de digitalisation présente plusieurs enjeux. Il y a ceux de natures technique et économique, impliquant une réorganisation de l’entreprise et nécessitant un pilotage du processus de digitalisation, en vue d’augmenter la productivité et d’ouvrir de nouvelles perspectives de développement économique. La préparation et l’exécution d’un tel projet n’est pas sans conséquence pour les ressources humaines d’une organisation. La direction doit effectivement faire en sorte que les effectifs s’approprient les outils et adhèrent au changement. L’état des lieux des compétences requises doit aboutir à des processus de recrutement et la mise en place de sessions de formations.

Des enjeux sociétaux

En outre, les enjeux sociétaux ne doivent pas être négligés. Cela comprend le traitement légal des données (en conformité avec la RGPD) et la prévention des menaces en termes de cybersécurité qu’une transformation numérique induit. La dématérialisation et l’accroissement du capital immatériel n’éliminent évidemment pas complètement l’impact environnemental d’une entreprise. L’organisation lancée dans ce processus doit déterminer les conséquences de ses activités numériques et prendre des décisions stratégiques permettant de continuer à limiter autant que faire se peut son empreinte carbone.

Les intérêts d’engager un processus de digitalisation

Des gains de productivité

Pour une organisation, se résoudre à prendre un virage numérique s’avère généralement bénéfique à de multiples égards. En premier lieu, il contribue à la crédibiliser, à lui asseoir une image résolument professionnelle, et ce d’autant plus du côté des PME dont les concurrents ne possèdent pas de sites internet. Ensuite, et c’est probablement l’un des facteurs incitant le plus une entreprise à franchir le pas, le processus de digitalisation lui offre de véritables opportunités en termes de gains de productivité. Cela s’explique notamment par l’usage de solutions d’automatisation qui font économiser du temps – à la faveur d’employés pouvant concrétiser davantage de missions au quotidien – mais également l’optimisation des stocks qu’apportent divers outils digitaux.

Une communication améliorée

Ce n’est pas un avantage venant tout de suite à l’esprit lorsqu’on s’intéresse à ce sujet, mais il faut savoir que la transformation numérique encourage le travail collaboratif et plus largement améliore la communication au sein d’une entreprise. S’il ne fallait citer qu’un exemple illustrateur bien que déjà un peu ancien, ce serait l’adoption par le Groupe Diethelm Keller d’un logiciel de gestion de réunions formelles développé par une société suisse. Tout en garantissant la confidentialité des réunions, l’outil lui a permis de gagner du temps et a facilité la prise de décision à la faveur d’un partage de l’information plus efficient.

Une relation clientèle renforcée

En communiquant à distance par différents moyens (newsletters, mails, réseaux sociaux…), on maintient un lien constant avec ses clients, on limite le risque d’incompréhensions et on accroît ses chances de fidélisation. Et il est impossible d’évoquer la relation clientèle sans dire un mot sur la notion de service client. Ce dernier profite aussi des évolutions qu’est susceptible d’apporter un process de digitalisation. Pensez seulement quelques secondes aux chatbot aux réponses toujours plus pertinentes qui se sont démocratisés sur la toile ces dernières années. Fatalement, les plus sophistiqués ont pu se substituer à des hotline aux amplitudes horaires réduites ayant frustré voire découragé beaucoup de consommateurs.

Comment réussir sa digitalisation ?

Les pratiques recommandables

Beaucoup d’organisations semblent ne pas se préparer de manière adéquate. Une étude de McKinsey réalisée auprès de plus de 3 000 dirigeants a mis en évidence qu’environ 70% des projets de transformation digitale se soldent hélas par des échecs.

Alors si vous souhaitez vous mettre dans les meilleures conditions et ne pas connaître la même issue, voici quelque bonnes pratiques à appliquer :

  • Ne vous précipitez et prenez le temps pour déployer vos outils et vos méthodes
  • Faites preuve de flexibilité en ajustant votre stratégie (le test and learn est à cet égard plus qu’opportun)
  • Impliquez au maximum vos équipes (notamment en informant clairement en interne quant à cette politique)
  • Sollicitez des feedback de vos employés, ils doivent incarner des acteurs à part entière de la transition numérique
  • Favorisez la montée en compétences des collaborateurs par la formation professionnelle
  • Entourez vous d’experts pour mener à bien ce processus de digitalisation. Beaucoup d’organisations préfèrent renoncer à solliciter un soutien externe, fréquemment pour des considérations financières, et elles en paient par la suite les conséquences. A cet égard, les équipes de Laxmi Digital sont prêtes à vous prodiguer de précieux conseils.

Les erreurs communes à éviter

Après vous avoir énuméré quelques-unes des bonnes pratiques communes, nous allons mettre en lumière les écueils les plus courants auxquels vous pourriez faire face en engageant un tel processus.

Premièrement, vous avez des probabilités non négligeables d’être confronté à une résistance au changement, et le risque est d’autant plus important si l’équipe de direction ne s’implique pas suffisamment et ne soutient pas le processus avec vigueur.

N’occultez pas les attentes et les usages de votre clientèle, tomber dans ce piège pourrait rapidement vous éloigner d’elle et favoriser l’échec de votre projet de digitalisation.

Par ailleurs, il vous faudra être particulièrement vigilant et évitez de recourir à des outils inadaptés à vos pratiques (existantes et à venir), qui ne répondent pas aux besoins de vos collaborateurs.

Les typologies d’outils de la digitalisation des entreprises

Le site internet et l’application mobile : les outils de promotion digitale

Le premier élément auquel on songe est forcément le site internet, qu’il s’agisse d’une simple vitrine employée pour la promotion de produits et/ou de services, d’une boutique en ligne ou d’une véritable marketplace. Puis on trouve l’application mobile, qui peut d’ailleurs selon l’organisation la publiant présenter peu ou prou les mêmes fonctions qu’un site internet (présentation de l’offre et/ ou vente directe sur internet).

Les outils de gestion de contenu et de stockage des données en ligne

Nombre d’entreprises font le choix de CMS (système de gestion de contenus) pour créer leur site web et l’actualiser sans trop de difficultés au quotidien. Les fichiers (textes, images, sons, vidéos) qu’ils hébergent dessus requièrent de plus en plus de places, voilà pourquoi ces mêmes organisations se tournent vers des solutions dites de stockage à l’instar des mastodontes que sont Google Cloud, AWS (Amazon Web Service), des programmes relatifs à la technologie du Cloud.

La firme que nous sommes ne peut néanmoins que préconiser de faire appel à OVH Cloud, dans la mesure où ce leader européen d’origine française donne au moins autant satisfaction à ses clients que ses concurrents américains.

Les outils de collaboration et de communication

La crise sanitaire liée au Covid et l’essor du travail à distance ont été littéralement une aubaine pour les éditeurs de ces logiciels, nous pensons nécessairement aux outils de communication tels que Skype et Teams. Ils sont de nos jours tout aussi indispensables que les suites collaboratives des deux géants américains Google et Microsoft à savoir Workspace et Office 365. Celles-ci donnent entre autres accès à des solutions de traitement de texte, de présentation et des logiciels de type tableur.

Pour passer vos appels vidéos efficacement et surtout en toute confidentialité, ne passez pas à côté de Jitsi Meet (à ne pas confondre avec l’outil homonyme de Microsoft)! Nous pouvons attester de la qualité de cette solution open source qui présente l’avantage majeur d’être gratuite et de respecter votre vie privée.

Les outils de gestion de la relation client

Les outils de gestion de la relation client (CRM) font aussi partie intégrante de la transformation numérique de diverses organisations. En la matière, trois principales familles de logiciels sont disponibles à la vente sur le marché à savoir les outils analytiques, opérationnels et collaboratifs. Hubspot, Salesforce et Pipedrive font partie des plus populaires actuellement. Cela étant, nous conseillons des logiciels européens à savoir Odoo (d’origine belge) et Dolibarr (d’origine française), partageant trois points communs et à ce titre légitimement recommandables : ils sont performants, open-source et font également office d’ERP.

Les outils de gestion de projet

Il n’y a pas de digitalisation réussie sans mise en place d’une organisation soigneusement réfléchie. Aussi, difficile de ne pas conseiller l’adoption d’un outil de gestion de projet, permettant rapidement aux effectifs de gagner un temps considérable dans l’accomplissement de leurs missions. Pour bien identifier le logiciel adéquat, on suggère vivement de comparer les fonctionnalités, le niveau de sécurité et l’agilité des outils de cette nature auxquels on s’intéresse.

Les outils de comptabilité et de gestion de paie

Les ERP

Les ERP (ou PGI en français) sont des solutions transversales dédiées à la gestion d’activités opérationnelles. Centralisation et sécurisation des données, maîtrise des coûts optimisée, application évolutive…cette catégorie d’applications présente de nombreux atouts pour des sociétés en phase de digitalisation. Outre les logiciels Odoo et Dolibar précédemment énoncés, on trouve sur le marché des solutions telles que Wave Accounting et Sage 50.

Les autres solutions

D’autres outils sont spécialisés uniquement dans les opérations de comptabilité et de gestion de paie. Citons parmi eux Gusto, Paychex et ADP Payroll.

Les outils de gestion des RH

Pour entreprendre une digitalisation de sa société, les dirigeants – tout au moins ceux d’entreprises aux effectifs importants ou les plus modestes en plein essor – ont aussi la nécessité d’utiliser des logiciels de gestion des RH (Ressources Humaines). On compte parmi les plus employés et fiables à l’heure où nous rédigeons ces lignes les logiciels Deel et Bizneo.

L’IoT/informatique embarquée

Autre axe majeur de digitalisation des process dans les entreprises industrielles : l’IoT (internet des objets) et l’informatique embarquée. La collecte et l’analyse des données favorisent l’optimisation des processus, améliore l’efficacité opérationnelle. Ces outils aident aussi grandement au contrôle de la conformité. Imaginons par exemple un fabricant de machines industrielles utilisant des capteurs IoT et des modules d’informatique embarquée pour collecter et analyser les données en temps réel, permettant ainsi la maintenance prédictive et réduisant les temps d’arrêt imprévus.

L’IA

L’IA (Intelligence Artificielle) n’est pas une typologie d’outils à proprement parler, il s’agit d’une technologie qui révolutionne le monde digital depuis déjà quelques années et ne devrait cesser de le faire à l’avenir. Les capacités d’automatisation et d’analyse pour ne citer qu’elles qu’offre l’IA vont indéniablement constituer des avantages concurrentiels pour les entreprises qui sauront les exploiter.

Les étapes à accomplir pour devenir une entreprise digitale

Un projet de transformation digitale d’entreprise peut être décomposé en 5 grandes étapes clés.

1 – Un diagnostic et un état des lieux

La transition numérique ne peut se faire sans la mise en œuvre au préalable d’un diagnostic exhaustif. Les auteurs de ce travail, les auditeurs (internes ou externes), vont à la fois identifier les process et outils ayant déjà fait l’objet d’une digitalisation et ceux qui nécessitent de l’être. C’est également la phase durant laquelle sont relevées les compétences et qualifications des effectifs en matière de numérique.

2 – La définition de la stratégie

La deuxième étape consiste à définir et à prioriser les buts stratégiques à atteindre (à l’instar des objectifs SMART), et élaborer une feuille de route qu’il conviendra de suivre. A ce stade, examiner les actions entreprises par les concurrents est loin d’être inutile, pour s’en inspirer ou à contrario éviter quelques écueils.

Pensons à Starbucks, qui, pour faciliter la conversion et fidéliser ses clients via son application mobile, a bâti une stratégie reposant sur 4 piliers (un système de récompense appelé “Rewards”, une expérience personnalisée, une commande simplifiée, un paiement facilité).

Il est également important de s’assurer de l’adhésion de tous les niveaux hiérarchiques, en particulier de l’équipe de direction, et de songer si cela s’avère nécessaire à une réorganisation interne.

3 – L’adoption des outils et des méthodes numériques

Vient ensuite l’étape de la sélection des solutions et méthodes digitales qui vont être intégrées (ajout ou remplacement d’outils et méthodes existantes). Parmi les méthodes en vogue auprès des organisations en phase de transformation numérique, on distingue celle appelée MoSCow (priorisation des tâches) et la méthode agile Scrum, qui consiste en une gestion de projets par des cycles courts appelés sprints accompagnés de feedback réguliers. Une veille constante des nouvelles solutions disponibles sur le marché devra être faite, y compris lorsque la digitalisation sera bien avancée, dans le but d’identifier d’éventuels nouveaux outils performants et adaptés à son activité.

4 – Formation et accompagnement des collaborateurs

L’intégration des employés dans le processus de digitalisation n’est pas importante, elle est tout simplement cruciale ! Cela passe par l’organisation de sessions de formation, permettant aux équipes de se familiariser aux nouveaux outils et méthodes de travail. Cette partie du travail a été négligée par de nombreuses organisations si l’on en croit les conclusions de certaines études.

Selon OpinionWay pour OPE (Objectif pour l’emploi) en 2020, 46% des salariés interrogés ont déclaré ne pas avoir reçu de formation en compétences numériques de la part de leur entreprise.

5 – L’évaluation de l’impact de la digitalisation et l’ajustement de la stratégie

L’ultime étape n’est autre que la mesure des résultats des actions qui ont été exécutées. Il faut pour cela choisir avec soin des indicateurs de performances clés. Selon les résultats observés, on peut ajuster la stratégie en rédéfinissant certains objectifs et notamment faire appel à d’autres outils.

Conclusion

Si cet article vous a plu, vous pouvez lire d’autres articles sur le même sujet disponibles ci dessous, ou consulter notre blog.

Si vous souhaitez mettre en oeuvre la digitalisation de votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter pour un audit gratuit.

Consultez également notre dossier sur les aides à la digitalisation disponibles ci dessous.

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